Processus et documents d’appel d’offres clairs et efficaces

Client. Organisation publique

Vision. Favoriser l’accès aux appels d’offres en optimisant l’efficacité organisationnelle de notre client.

Notre mandat

Simplifier les contrats et autres documents d’appels d’offres en développant une vision claire et commune du processus d’appel d’offres et en identifiant les points de friction à régler.  

 

Objectifs du projet de simplification :

  • Améliorer la compréhension du processus et des documents d’appel d’offres par les équipes juridiques et d’approvisionnement ainsi que par les soumissionnaires

  • Réduire les risques d'erreurs et de non-conformité lors des modifications de documents

  • Réduire le temps de traitement en optimisant l’efficacité

  • Attirer davantage de soumissionnaires en rendant le processus plus accessible, notamment pour les PME

  • Réduire les couts en temps et en argent liés à la perte d’efficacité

  • Étape 1 : réaliser des entrevues avec des employé.es et des soumissionnaires

    Séances de questions-réponses avec les expert.es en affaires juridiques et en approvisionnement de l’organisation et entrevues individuelles avec 6 employé.es et 4 soumissionnaires. Ces interactions ont permis d’identifier les besoins et objectifs des utilisateurs internes et externes afin d’orienter le projet de simplification.

    Objectif : Comprendre le contexte d’utilisation des différents documents, évaluer le niveau de compréhension des outils existants, identifier les points de friction et les besoins d’amélioration du processus d’appel d’offres.

  • Fiches persona

    Étape 2 : analyser et synthétiser les enjeux et besoins des employé.es et des soumissionnaires

    Profil d’utilisateur : Nous avons identifié et caractérisé 5 types d’utilisateurs principaux impliqués dans le processus d’appel d’offres : (1) Les demandeurs internes initiant la demande d’approvisionnement, (2) l’équipe de l’approvisionnement, (3) l’équipe des affaires juridiques, (4) les administrateurs de contrats et (5) les fournisseurs. La création de personas permet de visualiser facilement les résultats des données portant sur les utilisateurs et de favoriser l’empathie envers leurs besoins.

    Objectif : Résumer les besoins des utilisateurs, leur niveau de compréhension en lien avec le processus ainsi que les défis qu’ils rencontrent afin d’orienter le projet de simplification et favoriser la prise de décision.

  • Étape 3 : Comprendre le processus existant et ses défis

    Analyse et cartographie du processus existant.  Afin d’identifier les enjeux à résoudre, nous avons recensé de manière détaillée toutes les étapes du processus d'appel d'offres en incluant les utilisateurs, leurs actions, les outils ou documents qu’ils utilisent et les enjeux reliés aux actions ou aux outils/documents.

    Cette vue d'ensemble aide à mieux comprendre le processus, à identifier les goulots d'étranglement, les redondances et les tâches qui prennent trop de temps ou de ressources et ainsi cibler les points à améliorer.

    Nous avons développé cette cartographie en gardant en tête qu’elle pourrait facilement être transformée en outil pour les nouveaux employés puisqu’elle offre une vision claire et structurée de ce qui doit être fait et comment le faire lors du lancement d’un appel d’offres.

  • Étape 4 : créer une matrice de contrat personnalisable et simplification des autres documents

    Extrait du questionnaire et exemple de son impact sur les clauses du contrat (1 des maquettes remis au client). Nous avons créé les maquettes suivantes :

    - un questionnaire qui permet de générer automatiquement un contrat personnalisé

    - un contrat de service personnalisable, à structure variable selon le type d’entente et les risques associés au projet.

    - 3 documents d’appels d’offres simplifiés

Résultats

Projet toujours en cours. Excellente réceptivité des versions préliminaires par les équipes internes. Voici quelques exemples de KPI à mesurer une fois le projet complété :

  • Diminution du nombre de questions, d’erreurs et de plaintes des soumissionnaires.

  • Augmentation de l’autonomie et du niveau de compréhension des équipes internes.

  • Diminution du temps nécessaire pour préparer un appel d’offres.

  • Diminution du taux d’abandon des soumissionnaires.

Par où commencer?

C'est tout simple. Tous nos clients ont commencé par nous parler.