La complexité de vos contrats freine votre développement?

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31 août

Écrit par Geneviève Fortin, avocate, experte en simplification

Je rencontre fréquemment des entrepreneurs et des gens d'affaires qui m'avouent être découragés à l'idée de lire les contrats qu'ils reçoivent dans le quotidien de leur entreprise.

Imaginez la jeune pousse (start-up) qui reçoit une entente de partenariat de plusieurs dizaines de pages de la part d'une grande organisation. Les entrepreneurs s'arrachent les cheveux à essayer de comprendre l'incompréhensible.

Même les grandes entreprises souffrent de cette complexité contractuelle qui ralentit considérablement leur développement des affaires.

Est-ce possible de faire autrement ? Oui, c’est possible! En voici un exemple patent.

GE Aviation prend le taureau par les cornes et simplifie

GE Aviation a pris un virage à 180 degrés l’année dernière pour remédier à l’embourbement contractuel dans lequel elle se trouvait.

GE Aviation, secteur numérique, avait l’habitude de faire signer à ses futurs clients un contrat faisant plus d’une centaine de pages (un ramassis de 7 contrats). C’est le cas typique de la très grande entreprise avec le gros contrat béton.

Les potentiels clients étaient au rendez-vous, mais les négociations s’éternisaient et les ententes ne se signaient pas à la fréquence espérée. Le secteur des ventes désespérait :

We would call, and customers would say, ‘I can’t get through this,’ indique Karen Thompson, Digital Solutions contracts leader chez GE Aviation. And that was before they even sent it to their legal team! Who is going to pick up a 100-plus-page document and sort through it to find language they disagree with? We were having trouble moving past that part to what we needed to do, which was sell our services.

Qu’est-ce que GE a fait pour remédier à la situation ? Elle a mis en place une équipe d’employés aux idées peu conventionnelles qui a eu pour mandat de revoir le contrat pour accélérer la conversion de prospect à client. Cette équipe s’est empressée de balancer aux poubelles la brique d’une centaine de pages et de se donner pour défi d’écrire un tout nouveau contrat en langage clair ou plain language. À la tête de cette équipe, un avocat, Shawn Burton.

I applied a litmus test: If someone in high school couldn’t pick this up and understand it without any context, it wasn’t plain enough, avance Shawn Burton dans l’article. The new contract covered the necessary legal concerns of all the digital services, thus reducing the number of contracts from seven to one. Astonishingly, the draft was only five pages long.

Une fois le projet terminé, le nouveau contrat a été présenté aux dirigeants et aux conseillers juridiques externes. La surprise passée, tout le monde a acheté ce nouveau contrat.

Résultats

1 contrat au lieu de 7
Quelques pages au lieu d'une centaine
Des clients heureux,
Une équipe des ventes efficace et
Un temps de négociation contractuelle qui a chuté de 60 %!

Voyez par vous-même:

*Photo: Shawn Burton. Source:* *http://www.ge.com/reports/keep-simple-plain-english-helping-ge-keep-business-humming/*

Avez-vous ce qu’il faut pour faire comme GE ?

Ce cas de figure est très révélateur. GE Aviation a procédé à une restructuration interne qui devait lui apporter vélocité et croissance en fusionnant plusieurs unités d’affaires qui œuvraient dans le numérique.

Mais tout ce travail d’optimisation des processus d’affaires s’est buté à un sérieux obstacle. La longueur et la complexité des contrats créaient un goulot d’étranglement qui ralentissait les ventes.

Autrement dit, les processus ne pouvaient pas être davantage simplifiés sans s’attaquer aussi aux contenus. Défaire ce nœud nécessitait un investissement important.

Quatre ingrédients essentiels doivent être présents pour mener à terme une petite révolution qui vous mènera à la simplicité contractuelle:

1. Une vision

Il y a peu de chances qu’un membre de votre équipe se lève un beau matin en se disant qu’il amorce la simplification du corpus juridique de l’entreprise. Généralement, cela nécessite une volonté affichée des gestionnaires de changer les façons de faire.

Chose certaine, il faut que certaines personnes y croient fermement et aient une vision de ce que signifie « simplifier ». Il y a de nombreux degrés à la simplification de contenus. GE Aviation aurait pu ramener son contrat à 50 pages. Elle a plutôt choisi de faire table rase de l’existant pour se doter d’un contrat répondant à sa définition de la simplicité.

2. Du courage

Cela prend beaucoup de courage pour faire face à la résistance qui se pointera sur divers fronts. En effet, des contrats éprouvés qui se sont construits au fil des ans sont confortables et représentent une valeur sûre pour un grand nombre de personnes. Repenser la structure d’un contrat, lui retrancher des pages complètes, reformuler pour être compris de lecteur déstabilisera assurément.

Il y aura des détracteurs! Misez sur les convaincus.

3. De la compétence

Vous avez des employés et gestionnaires qui sont prêts à s’investir dans une démarche comme celle-ci ? Tant mieux. Il est nécessaire que des personnes bien au fait des impératifs de l’entreprise, de ses façons de faire et de sa culture soient impliquées dans un projet de simplification.

Il est toutefois plus que souhaitable que des experts en communication claire et efficace accompagnent l’équipe interne. Simplifier est loin d’être simple. Je le dis souvent, il faut un cerveau particulier pour repenser complètement un contrat. Il faut comprendre les enjeux juridiques derrière les contenus, être capable de communiquer clairement, efficacement et stratégiquement et enfin être en mesure de challenger les équipes internes.

4. Du temps

Ne précipitez pas les choses. Une démarche sérieuse de simplification commande du temps de réflexion et profite du cheminement intellectuel qui s’opère chez les acteurs impliqués. Pratiquer la simplification nous fait adhérer à celle-ci.

Pour en savoir plus sur le projet de simplification réalisé par GE Aviation : Honey, I Shrunk the Contract : How Plain English is Helping GE Keep its Business Humming.

Autre lecture intéressante au sujet de la simplification des contrats de nature commerciale : It’s About Agreeing, Not Legalese.