Réalisation En Clair

Code d’éthique de la CDPQ

Comment favoriser l’engagement des employés et des administrateurs aux valeurs et comportements éthiques d’une organisation ?

Notre client : CDPQ, la Caisse de dépôt et placement du Québec

Date de réalisation : 2022-2023

Grâce à une approche personnalisée et une expertise pointue en simplification, En Clair a permis à la CDPQ de renforcer son leadership en matière d’éthique et de conformité.

« Depuis le lancement du document, énormément de gens à l’interne nous ont exprimé leur satisfaction. Plusieurs nous ont dit qu’il avait facilité certaines de leurs réflexions sur des questionnements éthiques. En fin de compte, l’exercice a offert une grande visibilité à ce document dans l’organisation, ce qui représente déjà un gain. »

— Bruno Duguay, Vice-président, Éthique et conformité, CDPQ

« Ça a dépassé le volet éthique et conformité. Des collègues d’autres secteurs m’ont contactée à plusieurs reprises pour savoir comment nous avions procédé et avec qui nous avions travaillé. Les gens ont aimé le ton et la clarté de l’information, et je sens une volonté de suivre un processus similaire pour d’autres documents. »

— Me Audrey Chiasson, Conseillère principale, Éthique et conformité, CDPQ

Découvrez comment nous pouvons transformer votre Code d’éthique

Notre mandat

En 2022, la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ) a entrepris une refonte ambitieuse de son Code d'éthique, visant à simplifier ce document stratégique tout en assurant sa pertinence pour ses employés, partenaires et l’ensemble de ses bureaux à l’international.

Avec des opérations dans plusieurs juridictions et des secteurs variés, la CDPQ devait garantir que son Code reflète non seulement ses valeurs fondamentales (intégrité, respect, professionnalisme), mais aussi les divers contextes réglementaires et culturels de ses bureaux.

Défis

Complexité organisationnelle : Adapter le Code principal aux réalités opérationnelles et culturelles des bureaux à l’international tout en conservant une cohérence globale.
Langage dense : Transformer un document juridique technique en un outil clair et accessible pour tous.
Harmonisation à l’international : Avoir un seul document qui répond aux normes éthiques variées applicables dans plusieurs pays.

Démarche

En Clair a travaillé main dans la main avec la CDPQ pour relever ces défis en adoptant une méthodologie éprouvée et collaborative :

Diagnostic organisationnel : Analyse approfondie des besoins spécifiques de la CDPQ et ses bureaux à l’international, en tenant compte des particularités juridiques et culturelles locales.
Ateliers collaboratifs : Ateliers avec les responsables pour recueillir leurs attentes, identifier leurs enjeux et intégrer leurs contributions dès les premières étapes.
Structure modulaire : Conception d’un Code principal clair et adaptable permettant une personnalisation pour chaque filiale sans perte de cohérence globale.
Simplification visuelle et textuelle : Utilisation d’un langage clair et de supports visuels (tableaux, infographies) pour rendre le Code plus intuitif et engageant.
Tests multiculturels : Validation du document auprès de groupes pilotes issus des bureaux à l’international pour garantir son applicabilité.

Résultats

Clarté et accessibilité : Un Code d’éthique qui parle à tous, de Montréal à Singapour, avec un langage simple et des exemples concrets.
Conformité renforcée : Des règles claires qui facilitent la compréhension.
Engagement global : Les employés et dirigeants ont salué un Code qui reflète les valeurs de la CDPQ tout en tenant compte de leurs réalités opérationnelles.

Aperçu de notre démarche

Étape 1 : Diagnostiquer l'ancien code

Analyse du code actuel pour en identifier les forces et les faiblesses au niveau de la structure, des messages et du design.
Analyse comparative (benchmarking) pour identifier les pratiques standards et innovantes dans l’industrie.
Atelier de questions/réponses sur le contenu du code : ambiguités, incohérences, clarification des messages, etc.
Étape 2 : Comprendre les besoins des employé.es et administrateur.rices

Entrevues individuelle sauprès des employé.es et administrateur.rices : les questions posées portaient sur la clarté de l’ancien code, sa pertinence, son accessibilité et son efficacité à répondre aux enjeux éthiques réels.
Types de questions : quantitatives (point-scale questions) et qualitatives (open-ended questions) afin de recueillir différents types de données.
Entrevues de groupe thématiques. 5 ateliers de groupe ont été tenues sur certaines règles éthiques d’importance. Les participant.es provenaient de différents secteurs de l’organisation dans le but de bénéficier d’expertises et perspectives variées sur le code, les règles et les valeurs éthiques.
Plusieurs outils d’animation ont été utilisés :
Sondage – pour mesurer le niveau de compréhension général du code et des règles
Discussion ouverte – pour certains enjeux éthiques plus difficiles à comprendre ou perçus comme étant plus complexes
Questions basées sur des scénarios - pour déterminer les différentes réactions ou décisions possibles face à une même situation
Étape 3 : Imaginer les solutions possibles en mode idéation et prototypage
Atelier d’idéation sur la façon dont le Code pourrait être formulé et organisé afin de mieux refléter la réalité de la Caisse.
Au cours de cet atelier, nous avons présenté les résultats de la recherche aux équipes de la CDPQ fin qu’ils puissent les utiliser pour prendre leur décision. Cela les a aidés à mieux comprendre :
- la façon dont les employés ont lu ou consulté le Code
- leur niveau de compréhension et de compréhension perçue
- leurs points de vue sur ce qui fonctionnait bien et ce qui ne fonctionnait pas dans le Code précédent
- les expériences du répondant avec les questions éthiques et les suggestions d’améliorations.
Cet atelier a permis de s’entendre sur un langage et une structure de règles d’éthique plus efficaces et en accord avec les valeurs de la CDPQ. Les règles sont passées d’un modèle logique juridique à des actions de « style d’engagement » ancrées dans la réalité d’affaires de la Caisse, tout en gardant toutes les obligations légales intactes.

Résultats

Une table de matières invitante, où quelques secondes suffisent pour trouver l’information dont on a besoin

Des règles éthiques plus claires et engageantes, qui misent sur la prévention

3 outils pratiques

Outil 1: Prendre des décisions éthiques

Cet outil en 4 étapes est conçu pour des situations nécessitant du jugement et une réflexion approfondie. L’objectif de la CDPQ est d’encourager les lecteurs à se tourner vers l’équipe Éthique et conformité en cas de doute sur une situation.
Outil 2: Identifier les conflits d'intérêts

Nous avons conçu un questionnaire dynamique, de type sondage, que les utilisateurs peuvent utiliser pour évaluer leur situation.
Outil 3 : Évaluer l'acceptabilité d'un cadeau

Nous avons conçu un questionnaire dynamique, de type sondage, que le personnel peut utiliser pour évaluer s'il est approprié ou non d'accepter un cadeau.