Optimisation de processus et de documents d’appels d’offres

Favorisez les offres de qualité et améliorez la gestion des contrats que vous signez avec vos fournisseurs.

Vos appels d’offres mènent-ils aux résultats que vous souhaitez, sans épuiser vos équipes?

  • Vos équipes passent un temps considérable à préparer vos appels d’offres?

  • Vous recevez trop peu d’offres ou des offres qui ne répondent pas bien à vos besoins?

  • Vous attirez trop souvent les mêmes fournisseurs et peinez à diversifier votre bassin de soumissionnaires?

  • Vous perdez du temps à éplucher des offres non conformes ou à réémettre des appels d’offres infructueux?

  • Vous faites face à des frustrations, des réclamations ou des retards lors de l’exécution des travaux ou des services parce que les contrats prévus dans vos appels d’offres sont mal adaptés à la réalité?

Ces problèmes peuvent décourager d’excellents fournisseurs potentiels, démotiver vos équipes, entraîner des pertes de temps, des dépassements de coûts ou des mauvaises décisions.

Pourquoi optimiser vos processus et vos documents d’appels d’offres avec nous?

  • Faciliter la participation des nouveaux fournisseurs qui ne connaissent pas vos processus d’appels d’offres.

  • Augmenter l’efficacité de vos processus pour réduire les délais, les coûts et la charge administrative au moment de l’appel d’offres et pour la durée du contrat.

  • Réduire les erreurs, les ambiguïtés et les risques d’interprétations divergentes tout au long de votre relation contractuelle avec vos fournisseurs.

  • Renforcer la collaboration de vos équipes grâce à un processus clarifié.

  • Réduire les coûts associés à la gestion documentaire : moins de manipulations à la mitaine, moins de consultations et moins de corrections coûteuses.

Comment nous vous aidons

Diagnostic et optimisation de vos processus

  • Cartographie des processus : Analyse et représentation visuelle de vos flux de travail existants (approvisionnement et gestion contractuelle) et de leurs nœuds opérationnels (erreurs, redondances, incohérences, etc.).

  • Analyse des besoins : Identification des attentes, des besoins et des difficultés de vos utilisateurs actuels et souhaités. Nous tenons compte des contraintes techniques et technologiques de votre organisation.

  • Révision des processus pour améliorer l’expérience utilisateur: Conception de parcours optimisés et adaptés aux besoins de vos utilisateurs (employés, soumissionnaires, etc.), incluant des recommandations pour éliminer les nœuds opérationnels identifiés.

Simplification et optimisation de vos documents

  • Simplification de documents: Approche basée sur les utilisateurs pour favoriser le survol des messages clés, la concision et la clarté. Uniformisation et optimisation des documents pour réduire votre corpus et ses incohérences.

  • Création de matrices de documents intelligents : Création de matrices de documents dont le contenu s’ajuste en fonction des réponses que vos utilisateurs donnent à un questionnaire dynamique.

  • Visualisation d’information et mise en page : Conception de visuels (infographies, illustrations, etc.) pour clarifier des concepts, étapes, marches à suivre, etc. Mise en page des documents pour améliorer leur lisibilité.

Notre expertise

En Clair, c’est:

  • Une équipe multidisciplinaire composée de juristes, communicateurs et experts en design d’information.

  • Une méthodologie qui a fait ses preuves, avec des projets de simplification primés à l’international.

  • Une approche collaborative qui favorise l’intelligence collective avec vos experts, pour des résultats pertinents et durables.

Un processus et des documents d’appel d’offres clairs et efficaces

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Par où commencer?

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