Des appels d’offres simplifiés pour une société plus équitable
Lorsqu’on parle d’appels d’offres, les mots « complexes », « lourds » et « inaccessibles » reviennent trop souvent. Et si je vous disais que ces processus peuvent devenir des leviers pour l’équité et l’inclusion économique ? C’est précisément ce sur quoi mon équipe et moi avons eu la chance de travailler, en collaboration avec une très grande organisation publique.
La complexité qui décourage la saine concurrence
Certaines entreprises dotées de ressources importantes, comme des équipes juridiques ou dédiées à la préparation des soumissions, tirent profit de la complexité des appels d’offres. En entrevue, un soumissionnaire nous a confié :
« Je ne le vois pas d’un mauvais œil parce que ça élague de manière assez drastique le bassin d'entrepreneurs qui peuvent soumissionner. »
Pour ces entreprises, la complexité agit comme un filtre qui élimine de facto les concurrents moins bien équipés. Mais elle réduit aussi la diversité des soumissionnaires, privant l’organisation émettrice d’idées innovantes et de solutions potentiellement plus économiques.
En effet, les petites entreprises se heurtent à des défis majeurs lorsqu’elles tentent de répondre à des appels d’offres trop compliqués. Le temps et l’argent qu’exige le processus en font partie, comme l’a évoqué un entrepreneur :
« Répondre à des appels d'offres, ce n’est pas gratuit pour nous, et les résultats sont incertains. »
Nous avons également découvert que les entreprises avec moins d’expérience dans les appels d’offres perdent un temps précieux à essayer de comprendre des informations mal structurées. Le propriétaire d’une PME nous a expliqué :
« Des fois, je me retrouve à lire un paquet de documents et à me reconstituer mon propre résumé de mon côté. C'est du temps perdu. »
Cette situation peut dissuader certaines entreprises de participer aux appels d’offres, même lorsqu’elles disposent des compétences nécessaires pour répondre aux besoins du client… d’où l’importance d’une structuration claire et intuitive des documents.
Des efforts gaspillés à l’interne
La complexité n’est pas un problème pour les soumissionnaires uniquement. Elle affecte aussi les organisations émettrices et leurs relations avec leurs fournisseurs. Lors de notre recherche utilisateur, nous avons découvert que les administrateurs de contrats étaient souvent submergés par des questions redondantes en raison des consignes peu claires. Un de ceux-ci s’est confié :
« Le volume de texte et les références d’une section à une autre créent des quiproquos et des tensions inutiles. Plus on est en mesure de définir les choses clairement en amont, mieux ça se passe après. »
Une communication inefficace dans l’appel d’offres conduit à des propositions inadaptées et à une perte de temps pour toutes les parties impliquées.
Un levier pour une société plus équitable
En réponse à ces problèmes, nous avons conçu des prototypes innovants, comme un questionnaire dynamique permettant de générer automatiquement un contrat personnalisé. Nous avons aussi réduit la complexité des documents d’appels d’offres en réécrivant les sections clés dans un langage clair.
Ces transformations ont des implications économiques majeures. Des appels d’offres simplifiés permettent à un plus grand nombre d’entreprises de participer, favorisant une concurrence saine et équitable. Ils dynamisent également les écosystèmes locaux en donnant la chance aux petites entreprises d’accéder à des marchés qui leur étaient jusque-là fermés.
Simplifier un processus d’appel d’offres, c’est aussi un geste d’équité qui bénéficie à toute la société. Les retombées sont multiples : meilleure gestion des fonds publics et accélération de la livraison de projets essentiels. Cette vision d’une société plus inclusive et plus dynamique est ce qui me motive chaque jour dans mon travail.
Ça vous parle? Écrivez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à simplifier vos processus et documents d’appels d’offres.
Pour en savoir plus sur notre démarche
Découvrez notre service d’optimisation de processus et de documents d’appels d’offres