Réécrire un document juridique : une fausse bonne solution ?

Dans mon travail, je suis régulièrement appelée à intervenir sur des documents juridiques ou RH devenus difficiles à utiliser au quotidien. Les constats se ressemblent : documents trop longs, trop techniques, mal compris ou contournés par les équipes. La réaction la plus fréquente est alors de vouloir les faire réécrire. 

Cette intention est compréhensible. Lorsqu’un document pose problème, on cherche naturellement à agir sur son contenu. Pourtant, dans la majorité des cas, la réécriture seule ne permet pas de résoudre les irritants de fond. 

Quand la réécriture d’un document juridique s’attaque au symptôme plutôt qu’à la cause 

Un document ne vit jamais en vase clos. Il s’inscrit dans un écosystème : des processus existants, des responsabilités partagées, des contraintes réglementaires, mais aussi des pratiques informelles développées au fil du temps par les équipes. 

Lorsqu’on réécrit un document sans s’attarder à cet écosystème, le risque est de produire un texte juridiquement solide, mais toujours aussi difficile à utiliser.  

Les incompréhensions persistent, les questions reviennent, et les équipes continuent de s’appuyer sur leurs propres interprétations. 

Le manque d’alignement entre les parties prenantes 

L’un des principaux écueils que nous observons concerne l’alignement entre les équipes impliquées.  

Juridique, RH, opérations, communications : chacune a ses priorités, ses obligations et ses craintes. Lorsqu’un document est réécrit sans espace de discussion structuré, il devient souvent le résultat de compromis successifs plutôt qu’un outil réellement fonctionnel. 

Dans ces contextes, la simplification est perçue comme un risque. Des précisions sont ajoutées pour se protéger, sans toujours mesurer l’impact sur la lisibilité et l’utilisabilité du document. 

Des zones grises jamais nommées 

Les documents juridiques et administratifs servent souvent à encadrer des situations complexes. Or, plutôt que de reconnaître explicitement les zones grises, où le jugement humain est nécessaire, on tente parfois de tout prévoir par écrit. 

Cette approche alourdit les documents, sans pour autant aider les équipes à prendre de meilleures décisions. Sur le terrain, le flou demeure. Il est désormais enfoui sous des couches de formulations abstraites. 

L’absence des utilisateurs finaux dans le processus 

Un autre facteur déterminant est l’absence des utilisateurs finaux lors de la conception ou de la révision des documents. Les personnes qui doivent appliquer les règles au quotidien (gestionnaires, conseillers RH, employés) sont rarement impliquées en amont. 

Elles découvrent le document une fois finalisé, alors qu’il est trop tard pour en ajuster la structure, la logique ou les repères. Les usages réels divergent alors rapidement de l’intention initiale. 

Avant de réécrire un document juridique

Avant toute réécriture, certaines questions méritent d’être posées en équipe :  

• À quels moments ce document est-il utilisé ?  

• Quelles décisions doit-il soutenir ?  

• Où se situent les incompréhensions actuelles ?  

• Qu’est-ce qui relève d’un cadre clair et qu’est-ce qui nécessite un jugement contextuel ? 

Prendre ce temps en amont, comme dans un atelier de design, permet de transformer la réécriture en une étape cohérente, ancrée dans la réalité des équipes, plutôt qu’en une tentative de correction isolée. 

Simplifier un document, ce n’est pas seulement alléger son contenu.  

C’est d’abord clarifier sa fonction, son usage et sa place dans l’organisation. 

En conclusion : planifiez un temps d’arrêt collectif 😊 

En pratique, ce que nous constatons, c’est que la réécriture devient efficace lorsqu’elle est précédée d’un temps d’arrêt collectif. Un moment où les parties prenantes peuvent clarifier les irritants réels, nommer les zones grises et s’entendre sur la fonction attendue du document, au-delà de sa conformité. 

C’est précisément ce que permettent les ateliers que nous animons chez En Clair. En réunissant, sur une courte période, les équipes juridiques, RH, ou opérationnelles et, lorsque pertinent, des utilisateurs finaux, nous créons un espace structuré pour comprendre le problème avant d’y répondre.  

À travers des exercices de clarification, de cartographie et de prototypage, les équipes repartent avec une vision partagée et des bases solides pour simplifier durablement leurs documents et processus. 

La réécriture n’est alors plus un pari. Elle devient l’aboutissement logique d’un travail collectif bien ancré dans la réalité de l’organisation. 

Découvrez nos ateliers de design concrets et sur mesure pour simplifier en équipe vos documents et vos processus juridiques ou administratifs!