Quatre principes à suivre pour des codes d’éthique et de conduite lus et utiles
Qu’est-ce qu’un code d’éthique ou de conduite réussi?
Un code réussi établit les principes, les règles et les valeurs qui guident les actions éthiques au sein d’une organisation. Il est engageant et facile à consulter. Il suscite l’adhésion et outille bien ceux et celles qui doivent respecter ses règles.
Comment arriver à ce résultat? Voici quatre principes pour produire un code lu et utile.
1. Reflétez la personnalité de votre organisation et adressez-vous à de vraies personnes
À qui s’adresse votre code d’éthique ou de conduite? À des êtres humains, que vous avez choisi d’embaucher et qui ont choisi de travailler chez vous! À des personnes qui participent chaque jour à la réussite de votre organisation.
Vous souhaitez que vos équipes évoluent au quotidien dans un environnement de travail accueillant, stimulant, inspirant et respectueux? Votre code d’éthique encadre cet environnement. Alors, pourquoi en faire un document terne, dense, jargonneux et d’apparence rébarbative?
En plus d’être rigoureux, un bon code d’éthique sera conçu comme un objet de communication.
Comment? En pensant à qui lira et utilisera votre code, par exemple :
➡ Des recrues qui découvrent votre code d’éthique et votre organisation.
➡ Des personnes (pressées!) qui doivent lire et comprendre votre document lors de l’engagement annuel au respect du code.
➡ Des personnes qui se posent une question précise ou qui font face à un dilemme éthique.
➡ Des gestionnaires qui doivent guider leur équipe sur des questions ou des dilemmes éthiques.
À quoi ça ressemble, un code qui reflète la personnalité d’une organisation et qui s’adresse à de vraies personnes?
Le code de Microsoft est cohérent avec la personnalité et les valeurs de l’entreprise. Ses règles sont efficaces, bien organisées et courtes, sans être trop génériques. Elles sont directement reliées aux priorités de l’organisation et des membres du personnel.
2. Organisez le contenu pour qu’il soit facile à consulter
Un code d’éthique et de conduite ne devrait pas être lu une seule fois lors de l’engagement annuel, avant de tomber dans l’oubli jusqu’à l’année suivante! Le code devrait aussi être utile tout au long de l’année lorsque des dilemmes éthiques font surface.
Ça commence par une table des matières qui met en lumière une structure efficace avec des titres parlants. Pourquoi est-ce essentiel?
Une bonne structure montre clairement ce qui est important pour l’organisation et agit comme un guide lors de la lecture annuelle du code.
La table des matières est également pratique pour ceux et celles qui rencontrent un problème en cours d’année. En un coup d’œil, la personne doit pouvoir trouver la réponse à sa question.
Un exemple? La table des matières du code d’éthique d’Hydro-Québec synthétise et catégorise l’ensemble des règles sur une seule page. C’est efficace!
3. Soutenez la responsabilisation et la prise de bonnes décisions
Dresser la liste des comportements prohibés peut être rassurant pour une organisation, mais cette option a plusieurs désavantages.
Lire une série de règles du style « ne pas faire a, b, c, alouette », ce n’est pas très engageant. On risque aussi de tomber dans le piège de l’ultra-exhaustivité si on veut nommer tout ce qui est interdit. (Ce qui nous semble impossible à réaliser et vraiment très barbant à lire 😉)
De plus en plus de codes misent plutôt sur la prévention, par exemple en fournissant des outils d’aide à la décision pour bien gérer les dilemmes éthiques. Cette approche permet de :
Miser sur la responsabilisation et la capacité à reconnaître les problèmes éthiques.
Donner à vos équipes les moyens de prendre des décisions éthiques de façon autonome.
Encourager les communications avec l’équipe dédiée à la gestion des enjeux éthiques.
Un exemple? Voici une grille de prise de décision éthique visuelle et utile, publiée dans le code d’éthique de la Banque nationale.
4. Communiquez clairement vos attentes
Les personnes visées par votre code doivent savoir comment agir après l’avoir lu. C’est la base, mais cet objectif essentiel est parfois plus simple à dire qu’à mettre en pratique.
Voici quelques pistes pour y arriver :
Énoncez concrètement pourquoi et comment les règles du Code aident à remplir la mission et les valeurs de votre organisation. Le code n’existe pas en parallèle de vos activités quotidiennes. Ancrez-le dans votre réalité, il en sera plus efficace.
Définissez clairement les rôles et responsabilités :
générales, pour l’ensemble des membres du personnel, par exemple.
spécifiques et additionnelles, pour les gestionnaires ou les équipes RH, par exemple.
Indiquez qui consulter en cas de problèmes ou de doutes. Si votre processus de demande d’aide est complexe… c’est peut-être le temps de le simplifier aussi!
Nommez avec transparence les conséquences en cas de manquement.
Édictez des règles ou des principes éthiques clairs et concis! Dans le processus de rédaction de votre code, vous vous rendrez peut-être compte que certaines règles sont vagues ou répétitives. Parfois, le problème se corrige avec une rédaction efficace. Mais lorsque la règle elle-même est ambigüe, clarifiez-la!
Lorsqu’une règle est vague et difficile à exprimer, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que vos équipes sachent comment la respecter.
Dernier conseil en terminant : faites des choix pour éviter le piège de l’ultra-exhaustivité. Rappelez-vous qu’un code fait partie d’un écosystème de documents. Certaines précisions peuvent se trouver dans des politiques, des aide-mémoires, des formations, des directives, un contrat d’embauche, etc. Faites-en bon usage!
Faites appel à En Clair pour réviser le Code d’éthique de votre organisation
Nos services incluent:
rédiger entièrement vote code
accompagner votre équipe de rédaction interne
animer des ateliers d'idéation sur le ton, le niveau de détail, le style graphique, le niveau de simplification, etc.
Trucs, astuces exemples inspirants et rabais
Seulement avec notre infolettre