Pourquoi retenir les service d'En Clair?

Moines copistes - En Clair Service-Conseil - simplification

Bonjour prospect client! Vous vous questionnez sur nos services et leur pertinence pour vous? Voici quelques réponses à vos questions les plus fréquentes.

Quelle est l’expertise d’En Clair?

Je nous définirais comme un mélange de designer d’information, d’architecte de contenus, d’expert en communication et de juriste vulgarisateur. Un profil non traditionnel quoi!

Concrètement? Illustrons le propos.

Vous travaillez dans une grande entreprise. Parmi vos tâches de travail, vous devez revoir périodiquement les contenus de certains documents qui sont au cœur de votre offre de service. Ces documents existent pour la plupart depuis des années. Ils sont longs, denses et complexes. Si tout le monde s’entend pour dire que ces contenus doivent être revus en profondeur, personne ne sait par où commencer.

C’est là qu’En Clair entre en jeu.

Nous transformons vos contenus pour qu’ils répondent à vos besoins et à ceux de vos utilisateurs. En retenant nos services, vous achetez un savoir-faire, de l’expérience et des idées.

Qui sont nos clients?

Je me suis amusée à dresser deux fiches signalétiques fictives qui sont plutôt représentatives de nos clients! Si vous vous reconnaissez dans l’un des personæ définis, les chances sont que nous pouvons vous aider à réaliser vos objectifs.

Christine Mongeau, 52 ans

Titre : Vice-présidente adjointe affaires juridiques

Industrie : Assurance

Nombre d’employés que compte l’entreprise au Québec : 1 500

Responsabilités : Supérieure immédiate des conseillers juridiques de l’entreprise

Son quotidien professionnel :

  • Jongle avec mille et un problèmes

  • Son temps est extrêmement compté

  • Se considère au service de tous les autres départements de l’organisation

  • Sa tolérance au risque est limitée

  • Veut innover, mais pas trop!

  • A un pouvoir décisionnel certain

  • Est limitée dans ses actions par un grand nombre de contraintes organisationnelles (financières et informatiques entre autres)

  • Sa devise : « la rigueur avant tout »

A fait appel à En Clair pour plusieurs raisons :

  • De nouvelles exigences des régulateurs l’obligent à simplifier certains contenus existants

  • Les tentatives qui ont été faites à l’interne pour simplifier les contenus se sont soldées par des résultats mitigés

  • Il existe des tensions importantes entre les départements appelés à collaborer sur ce type d’initiative

  • Le manque de temps

 

Bachar Kessous-Lapointe, 41 ans

Titre : Directeur principal marketing, communications et développement des affaires

Industrie : Services publics / ministère

Nombre d’employés que compte l’organisation : 2 500

Responsabilités : Est responsable du développement des contenus qui s’adressent aux citoyens

Son quotidien professionnel :

  • Les contenus dont il est responsable sont développés en collaboration avec plusieurs départements

  • Doit parfois franchir plusieurs niveaux hiérarchiques pour obtenir une décision

  • Déplore la complexité systémique présente dans l’environnement de travail et les documents

  • Prône des changements pour favoriser une approche centrée sur l’utilisateur

  • A de grandes idées, mais ne sont pas toujours reçues avec ouverture

  • Sa devise : « mon principal client est le citoyen »

A fait appel à En Clair pour plusieurs raisons :

  • Personne dans son équipe n’a d’expertise en simplification (communication claire et efficace)

  • Désire donner vie au design de service dans la réalisation de ses projets

  • Souhaite obtenir l’opinion et les conseils de consultants sur certaines pratiques rédactionnelles

  • Donner une impulsion visant l’instauration de nouvelles pratiques au sein de l’organisation


Quels genres de mandats réalisons-nous?

Voici trois exemples de mandats que nous réalisons fréquemment. Est-ce nécessaire de mentionner que chaque mandat a ses particularités? Nous nous adaptons à votre contexte et à vos besoins.

Amener le travail de simplification réalisé par une équipe interne à un autre niveau

Une équipe interne de l’entreprise X avait pour mandat de retravailler le contenu d’un contrat remis à l’ensemble de la clientèle lors d’une transaction. Cette équipe avait pour objectifs de mettre le document à jour et de le simplifier.

Le travail a été fait avec beaucoup de sérieux, mais le contrat demeure très complexe et très lourd.

L’équipe interne a atteint ses limites de compétences et désire s’adjoindre les services d’En Clair pour bonifier le travail réalisé.

Notre offre de services

 Simplifier un ensemble de documents liés les uns aux autres

Une organisation fait appel à En Clair pour travailler à la simplification d’un corpus de six documents liés entre eux. Ces documents doivent être simplifiés rapidement en vue du lancement d’une campagne marketing dans quelques mois.

Notre offre de services

  • Analyser le contexte d’utilisation de ces documents (les besoins qu’ils satisfont, l’usage qui en est fait, les problématiques rencontrées, etc.)

  • Réviser la structure documentaire (repenser le contenu des documents pour qu’ils répondent aux besoins des utilisateurs et du personnel)

  • Simplifier les documents (en plusieurs versions)

  • Tester

Formation personnalisée suivie de coaching

L’entreprise X demande à En Clair de former un groupe de personnes aux principes de la communication claire et efficace (affaires juridiques, communications, service à la clientèle, etc.).

Ces personnes devront intégrer ces notions dans leurs pratiques rédactionnelles.

Notre offre de services

Quelle est notre démarche de simplification?

Lorsqu’on demande à En Clair de réviser des documents en profondeur en vue de les simplifier drastiquement, nous procédons bien sûr à une estimation des heures qui devront être investies dans une telle démarche. Voici une démarche type de simplification.

❶ S’approprier les besoins et les contenus

Cette étape nous permet d’apprendre à mieux vous connaître, vos besoins, vos enjeux et vos façons de faire, mais aussi le contexte d’utilisation des documents sur lesquels nous devrons travailler.

Nous devons également comprendre les contenus que nous aurons à simplifier. Nous devons nous approprier votre domaine d’affaires pour être en mesure de le simplifier. Nous prenons beaucoup de notes et posons un très grand nombre de questions.

Pour mener à bien cette étape :

  • Rencontres en personne (équipe responsable, affaires juridiques, service à la clientèle, etc.)

  • Rencontres téléphoniques pour clarifier certains éléments de contenus

  • Consultation de rapports, de statistiques d’utilisation, problématiques documentées relativement aux éléments de contenu à simplifier

  • Prise de connaissance du cadre légal, si nécessaire : lois, règlements, directives ou politiques

❷ Restructurer les contenus

Un document complexe est souvent déficient au niveau de sa structure. Avant de simplifier dans le détail tous les éléments de contenu, nous regardons à plus haut niveau la construction du document.

Nous passons en revue l’organisation de l’information (design d’information), l’ordre de présentation de cette information, la hiérarchie des titres, etc.

Les premières recommandations d’En Clair ont trait à la structure de l’information. Nous réorganisons les contenus pour qu’ils servent l’utilisateur et répondent rapidement à ses besoins et questions.

Nous proposons généralement des changements substantiels à cette étape. Nous vous présentons le tout et allons chercher votre approbation avant de passer à l’étape suivante.

❸ Rédiger les contenus pour les rendre clairs et simples

Le travail de moine commence ici.

Nous travaillons plusieurs versions d’un contenu. Trois versions sont généralement suffisantes.

La version 1 est celle qui demande le plus d’efforts et de temps à l’équipe d’En Clair :

  • Ajouts d’informations manquantes pour la compréhension

  • Retraits de messages redondants

  • Simplification des phrases et des mots utilisés

  • Visualisation de certains concepts

  • Révision de la forme

En bref, un tout nouveau document prend naissance. Les messages présents dans le document initial ne disparaissent pas, ils sont seulement passés dans notre moulinette à clarification et simplification. Rassurez-vous! La validité juridique du document est préservée.

Les versions 2 et 3 permettent de raffiner le travail.

  • Des questions font surface en court d’exercice qui nécessitent des positionnements d’entreprise et des changements au contenu.

  • Des messages sont jugés superflus et disparaissent en version 2 ou 3.

  • Des éléments simplifiés par En Clair révèlent des incompréhensions et des incohérences, etc.

 

❹ Ateliers de contenu

Le travail de simplification se fait en étroite collaboration avec les membres de votre équipe. Vous demeurez les spécialistes de votre domaine d’affaires! Nous vous sollicitons donc ponctuellement.

Après le dépôt de la version 1, il faut prévoir un atelier de contenu entre En Clair et votre équipe. Cet atelier est un moment privilégié pour expliquer certains choix qui ont été faits, poser des questions, remettre en question certains éléments, partager des commentaires, prendre des décisions.

Le travail de la version 2 débutera suivant ce premier atelier. Un deuxième atelier de contenu suivra le dépôt de la version 2.

Combien de temps peut prendre une démarche de simplification?

Tout dépend du projet!

Si vous désirez un résultat optimal, un niveau 3 de simplification, il faut compter entre 3 et 6 mois la plupart du temps. Maintenant, il y a des démarches expresses et des démarches à long terme.

Votre capacité à répondre rapidement à nos besoins et demandes joue énormément sur le temps de réalisation.

Combien coûte une telle démarche?

La vraie question est plutôt la suivante : que vous en coûte-t-il actuellement de ne pas l’avoir entreprise plus tôt? Il y a un coût énorme à gérer la complexité.

Chose certaine, nous sommes beaucoup moins chers que des avocats en pratique privée!

Habituellement, nous fournissons une estimation rapidement après avoir reçu les documents de nos clients. Nous travaillons principalement à l’heure et à forfait.

N’hésitez pas à nous demander une estimation.

Qui dois-je contacter pour en apprendre davantage?

Appelez-moi ou écrivez-moi!

Geneviève Fortin : 438-398-8836 ou gfortin@enclair.ca

Au plaisir de travailler avec vous.