Processus et documents d’appel d’offres clairs et efficaces
Notre client : Très grande organisation publique
Vision : Favoriser l’accès aux appels d’offres en optimisant l’efficacité organisationnelle de notre client.
Notre mandat
Simplifier les contrats et autres documents d’appels d’offres en développant une vision claire et commune du processus d’appel d’offres et en identifiant les points de friction à régler.
Objectifs du projet de simplification
Améliorer la compréhension du processus et des documents d’appel d’offres par les équipes juridiques et d’approvisionnement ainsi que par les soumissionnaires
Réduire les risques d'erreurs et de non-conformité lors des modifications de documents
Réduire le temps de traitement en simplifiant le processus
Attirer davantage de soumissionnaires en rendant le processus plus accessible, notamment pour les PME
Réduire les couts en temps et en argent liés à la perte d’efficacité
Notre démarche
Étape 1 : Réaliser des entrevues avec des membres du personnel et des soumissionnaires
Entrevues individuelles
Nous avons tenu des séances de questions-réponses en ligne avec les expertes et experts en affaires juridiques et en approvisionnement de l’organisation et entrevues individuelles avec 6 membres du personnel et 4 soumissionnaires. Ces échanges ont permis d’identifier les besoins et objectifs des utilisateurs internes et externes afin d’orienter le projet de simplification.
Objectifs
Comprendre le contexte d’utilisation des différents documents,
Évaluer le niveau de compréhension des outils existants,
Identifier les points de friction et les besoins d’amélioration du processus d’appel d’offres.
Étape 2 : Analyser et synthétiser les enjeux et besoins des employé.es et des soumissionnaires
Profil d’utilisateur
Nous avons identifié et caractérisé 5 profils d’utilisateurs principaux impliqués dans le processus d’appel d’offres :
Les demandeurs internes initiant la demande d’approvisionnement,
L’équipe de l’approvisionnement,
L’équipe des affaires juridiques,
Les administrateurs de contrats et
Les fournisseurs.
La création de personas ou de profil d’utilisateur permet de visualiser facilement les résultats des données portant sur les utilisateurs et de favoriser l’empathie envers leurs besoins.
Objectif
Résumer les besoins des utilisateurs, leur niveau de compréhension en lien avec le processus ainsi que les défis qu’ils rencontrent afin d’orienter le projet de simplification et favoriser la prise de décision.
Étape 3 : Comprendre le processus existant et ses défis
Cartographie du processus existant et analyse
Afin d’identifier les enjeux à résoudre, nous avons recensé de manière détaillée toutes les étapes du processus d'appel d'offres en incluant :
les utilisateurs
leurs actions
les outils ou documents qu’ils utilisent
les enjeux reliés aux actions ou aux outils/documents
Objectifs
Documenter et mieux comprendre le processus,
Identifier les goulots d'étranglement, les redondances et les tâches qui prennent trop de temps ou de ressources
Cibler les points à améliorer
Nous avons développé cette cartographie en gardant en tête qu’elle pourrait facilement être transformée en outil de formation pour les nouveaux membres du personnel, puisqu’elle offre une vision claire et structurée de ce qui doit être fait et comment le faire lors du lancement d’un appel d’offres.
Étape 4 : Créer des prototypes pour tester les solutions possibles
Prototypes
Nous avons créé les prototypes suivants :
un questionnaire qui permet de générer automatiquement un contrat personnalisé en fonction des réponses fournies
un contrat de service personnalisable, à structure variable selon le type d’entente et les risques associés au projet.
3 documents d’appels d’offres simplifiés
Résultats
À l’aide des prototypes, nous avons priorisé les actions à prendre pour que notre client obtienne des succès à court terme. Au cours des prochains mois, nous finaliserons la simplification des documents d’appel d’offres.
En nous basant sur les indicateurs de performance clés ci-dessous, nous avons formulé des recommandations d’optimisation du processus d’appel d’offres. Lors d’une phase de tests d’abord, puis après le déploiement du processus simplifié, nous analyserons ces indicateurs de performance pour mesurer l’impact du projet :
Meilleur accès à l’information pour les soumissionnaires.
Augmentation de l’autonomie et du niveau de compréhension des personnes qui initient les demandes d’approvisionnement.
Diminution du nombre de questions, d’erreurs et de plaintes des soumissionnaires.
Diminution du temps nécessaire pour préparer un appel d’offres.
Diminution du taux d’abandon des soumissionnaires.
Soif de simplicité?
Simplifier un processus d’appel d’offre peut générer des retombées positives pour l’organisation qui l’administre, pour les utilisateurs et les soumissionnaires, en améliorant l’efficacité opérationnelle du processus. Mais ce n’est pas tout! Des processus d’appel d’offre simplifiés peuvent dynamiser notre économie en facilitant la livraison des grands projets dont notre société a besoin dans de meilleurs délais, à de meilleurs coûts, tout en assurant un approvisionnement durable et équitable.
Vous souhaitez simplifier votre processus d’appel d’offre? Les documents qui s’y rattachent? Tout en respectant les exigences de conformité?
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