Avis de confidentialité clair et simple

Nous avons voulu créer un avis de confidentialité qui nous ressemble. Bien rédigées, ces quelques lignes permettent de gérer efficacement le risque en ciblant les bons messages.

Curieux de connaitre notre démarche de simplification?


Avant

Avis de confidentialité

Le présent message, ainsi que tout fichier qui y est joint, est destiné exclusivement à l’intention de son ou de ses destinataires; il peut contenir des informations confidentielles. Si vous n'êtes pas le destinataire de ce message, nous vous avisons par la présente que tout usage, reproduction ou diffusion de ce message et de tout fichier qui y est joint est strictement interdit. Si ce message vous a été transmis par erreur, veuillez en aviser sans délai l'expéditeur en lui retournant ledit message et ensuite le détruire, ainsi que tout fichier joint sans en conserver de copie. Rien dans cet avis ne peut être interprété comme allant à l’encontre de la Loi sur le droit d’auteur (L.R., 1985, ch. C-42).

Après

Vous n’êtes pas la personne à qui ce message est destiné?

C’est embarrassant. Ce message est confidentiel, y compris les pièces jointes et les autres messages qu’il contient. Voici quoi faire :

  1. N’en lisez pas plus! Et n’en diffusez pas le contenu.
  2. Supprimez ce message, d’abord dans votre boite de réception, puis dans votre corbeille.
  3. Écrivez-moi un message distinct pour m’informer de cette erreur.

Merci de votre collaboration.


Diagnostic: pourquoi la version traditionnelle pose problème

Voici pourquoi les avis de confidentialité traditionnels ne sont pas efficaces :

Avis de confidentialité clair et simple | En Clair Service-Conseil Inc.
  • Le titre « Avis de confidentialité » est peu engageant.
  • Le texte est habituellement dense, et parfois complexe. Souvent, la présentation graphique oblige à lire le paragraphe complet en lecture soutenue pour en faire sens.
  • Les lecteurs reçoivent un nombre considérable de courriels chaque jour. Leur attention est très limitée.
  • Les lecteurs véritablement concernés ne peuvent pas déterminer efficacement s’ils le sont avant de lire et ils ne peuvent pas déterminer rapidement quoi faire.
  • Au final, les lecteurs ont appris qu’il est généralement inutile de lire un avis de confidentialité.
  • En cas d’erreur sur le destinataire, la gestion du risque repose entièrement sur la collaboration de ce destinataire. Non seulement faut-il qu’il lise l’avis, mais il n’a aucun incitatif à collaborer et pourrait très bien choisir de conserver un courriel confidentiel reçu par erreur sans que vous n’en soyez jamais informé. Autant lui simplifier le travail!

Notre démarche de simplification en 4 étapes

1. Identifier le public cible

Qui doit lire notre avis de confidentialité? Selon nous, il s'adresse uniquement aux personnes qui ont reçu par erreur un courriel contenant de l’information confidentielle.

Nous aurions pu cibler un second public : lorsque le destinataire est le bon, mais qu’il n’a pas le droit de diffuser l’information à d’autres personnes. À notre avis, l’avis de confidentialité n’est pas l’endroit approprié pour informer cette personne de ses obligations. Il est préférable de le faire en amont, soit au début de la relation d’affaires, dans un contrat, ou dans le corps du courriel si le caractère confidentiel du courriel est ponctuel.

2. Définir les objectifs communicationnels

Notre avis de confidentialité doit viser deux objectifs communicationnels principaux :

  1. Capter l’attention du destinataire.
  2. Susciter une action : supprimer l’information confidentielle reçue par erreur.

3. Identifier les messages-clés

Les messages-clés permettent d’atteindre les objectifs communicationnels.

  • Comment capter l’attention? Les lecteurs ont appris que les avis de confidentialité sont rebutants et qu’ils ne sont la plupart du temps pas concernés par ces quelques lignes. Nous misons sur un titre qui interpelle le public cible, et uniquement ce public cible. Nous tablons également sur une présentation graphique efficace.
  • Comment faire en sorte que le destinataire supprime bien toute l’information confidentielle? Pour faciliter le travail de notre destinataire, nous avons choisi d’énumérer les gestes à poser. Cette approche répond aux besoins d’information du public cible sans être menaçante. N’oublions pas que nous comptons sur sa collaboration en cas d’erreur!

4. Identifier les messages secondaires importants

Le public cible de notre avis de confidentialité n’est pas principalement constitué d’experts en informatique ou de juristes. Voici quelques éléments qui n’ont rien d’évident pour la plupart des gens :

  • Qu’est-ce qui est confidentiel? La confidentialité porte non seulement sur le courriel comme tel, mais aussi sur les pièces jointes et tout autre courriel antérieur qui pourrait faire partie du fil de discussion.
  • Comment supprimer ce contenu? La plupart des boîtes courriels contiennent une corbeille dans laquelle les messages supprimés sont en fait conservés pour une certaine durée. Supprimer le courriel dans la boîte de réception ne suffit pas, il faut aussi le supprimer dans la corbeille.
  • Comment signaler une erreur? Les chances sont fortes pour que le destinataire ait envie de répondre directement au courriel pour signaler cette erreur. C’est après tout la méthode la plus simple et la plus habituelle. Or, répondre directement au courriel envoyé par erreur revient à créer une copie de ce courriel dans la boîte des messages envoyés. Y auriez-vous pensé? Ces messages sont eux aussi conservés, habituellement encore plus longtemps que dans la corbeille. Nous avons précisé au destinataire de signaler cette erreur dans un message distinct.

Ces messages nous semblaient manquer dans les avis traditionnels. Pourtant, ils permettent de gérer efficacement le risque en répondant aux besoins d'information réels du public cible.

Quelques erreurs à éviter

Pour être compris, encore faut-il être lu. Ici, la plus grande concision est de rigueur pour ne pas anéantir le peu de motivation qui anime les lecteurs.

Voici quelques messages à éviter :

  • Le titre « Avis de confidentialité ». Décrochage garanti! Pour le lecteur, ce titre véhicule surtout l’idée que le paragraphe sera lourd, complexe, et probablement inutile. L’objectif est au contraire de capter l’attention du public cible.
  • Les risques encourus pour la personne qui conserve de l’information confidentielle. Cette information est pertinente pour votre lecteur, mais est-ce stratégique d’en parler? N’oubliez pas que vous comptez sur la collaboration de votre lecteur. Communiquer sur les risques qu’il encourt pourrait être perçu comme menaçant et anéantir toute possibilité de collaboration de sa part.
  • Tout autre message générique qui n’est pas directement relié à vos objectifs communicationnels. Vu le contexte de lecture (un courriel parmi tant d’autres), votre avis de confidentialité n’est pas l’endroit approprié pour ce genre de messages.

La clé de la concision? Contentez-vous strictement de ce qui est nécessaire ou important pour atteindre vos objectifs communicationnels.

Exemples d’avis traditionnels


Formel

Avis de confidentialité
Ce message peut contenir de l'information légalement privilégiée ou confidentielle. Si vous n'êtes pas le destinataire ou croyez avoir reçu par erreur ce message, nous vous saurions gré d'en aviser l'émetteur et d'en détruire le contenu sans le communiquer à d'autres ou le reproduire.

Avec des concepts juridiques et techniques

Avis de confidentialité: Ce courriel, ainsi que toute pièce jointe, est confidentiel et peut être protégé par le secret professionnel. Si vous n’en êtes pas le destinataire visé, veuillez en aviser l’expéditeur immédiatement et le supprimer; vous ne devez pas le copier, ni l’utiliser à quelque fin que ce soit, ni divulguer son contenu à qui que ce soit. [Le Cabinet d’avocats] se réserve le droit de contrôler toute transmission qui passe par son réseau.


Menaçant

Confidentiality: The contents of this email and accompanying material is intended for the exclusive use of the party to whom it is addressed, and may contain information that is privileged, confidential and subject to copyright. If you are not the addressee please do not copy, act on, or distribute this email. If you have received this email in error, please inform us immediately by return email and delete all material pertaining to this email. The unauthorised use of this email may result in liability for breach of confidentiality privilege or copyright.

Avec une limite de responsabilité

Avis de confidentialité
Ce message ainsi que tout fichier qui y est joint peut contenir de l'information privilégiée ou confidentielle. Si ce message ne vous est pas destiné ou si vous l'avez reçu par erreur, nous vous saurions gré d'en aviser l'expéditeur immédiatement et d'effacer l'original ainsi que tout fichier joint, sans en tirer de copie ni en dévoiler le contenu. Nous n’assumons aucune responsabilité pour l’interception de toute communication par Internet ou la transmission de virus informatique.


Qu’en pensez-vous?

 

Vous n’êtes pas la personne à qui ce message est destiné?

C’est embarrassant. Ce message est confidentiel, y compris les pièces jointes et les autres messages qu’il contient. Voici quoi faire :

  1. N’en lisez pas plus! Et n’en diffusez pas le contenu.
  2. Supprimez ce message, d’abord dans votre boite de réception, puis dans votre corbeille.
  3. Écrivez-moi un message distinct pour m’informer de cette erreur.

Merci de votre collaboration.

 

 

Partagez-nous vos impressions en commentaire ou écrivez-nous!