Les mots peuvent-ils sourire?
Avec le confinement, maintenant que les rencontres clients sont annulées et qu’on ne converse plus autour de la machine à café, les rapports humains risquent de se dissoudre dans les aspects impersonnels de l’organisation.
Dans ce contexte, les documents écrits et les messages qu’on échange peuvent devenir un liant, en lieu et place des sourires, tapes dans le dos et autres regards bienveillants que la distance éteint.
Pourquoi ne pas en profiter pour rendre vos communications plus humaines?
Votre style d’écriture est votre voix, et votre voix est potentiellement celle de votre organisation
La rigidité des organisations traditionnelles et les communications impersonnelles à partir desquelles on a créé la norme ont contribué à déshumaniser la communication organisationnelle. On a généralement appris à valoriser des formes d’écriture neutres et formelles d’où aucune personnalité ne se dégage, comme si elles étaient gage de professionnalisme.
La crise actuelle montre toutefois les bénéfices, voire la nécessité de remettre l’humain au centre de la communication organisationnelle dans toutes ses manifestations, du petit texto au communiqué officiel en passant par le courriel aux gestionnaires.
Par où commencer?
Ayez toujours en tête une image précise des personnes auxquelles vous vous adressez et pensez à leurs besoins
Pour humaniser vos communications, pensez d’abord aux personnes qui recevront votre document ou votre message.
C’est à elles que vous vous adressez, et non à vous-même ou à une entité abstraite!
Dans quel contexte ces personnes liront-elles vos mots?
Sur quel support?
Sont-elles stressées ou anxieuses? Aux prises avec des expériences personnelles traumatisantes?
Les effets possibles de ce confinement justifient que vous vous posiez certaines questions qui dépassent vos réflexes habituels lorsque vous écrivez aux membres de votre organisation ou de votre clientèle.
Faites preuve d’empathie et ne perdez jamais de vue le fait que vous vous adressez toujours à des êtres humains qui, comme vous, vivent présentement une situation déstabilisante.
Adaptez votre ton en fonction de la situation, exactement comme vous le faites à l’oral
Le ton qui se dégage des communications écrites est aussi parlant que les gestes, le sourire ou le regard.
Le rythme de vos phrases, votre ponctuation, les expressions et le vocabulaire que vous choisissez sont autant de paramètres qui vous permettent d’incarner vos messages.
Dans le climat actuel, qui peut s’avérer anxiogène par moment, on peut facilement imaginer que les messages trop formels ou impératifs seront tout simplement ignorés, mal perçus ou mal compris. On sait maintenant que le stress et l’anxiété ont des répercussions importantes sur notre attention, notre perception, notre mémoire et notre capacité à agir.
Quelques petits trucs bien simples
Parlez aux Nous et Vous dans les communications externes et officielles, et aux Je et Tu quand c’est possible. Vous interpellez plus directement votre destinataire ainsi.
Évitez le vocabulaire trop soutenu ou le jargon. Les sentiments de la personne qui vous lit seront plus positifs si elle comprend facilement votre message. Au contraire, un vocabulaire soutenu ou technique peut s’avérer difficile à comprendre, voire intimidant et donc anxiogène.
Dans votre correspondance, misez sur des formules de salutation conviviales. Toujours plus agréable de se faire souhaiter une bonne journée que de recevoir des salutations cordiales, n’est-ce pas?
Jouez avec la ponctuation! Croyez-moi, on peut entendre votre sourire dans ces petits signes!
Osez les émojis, même 😊
Dites-vous qu’il n’y a pas de raison de maintenir un grand écart entre l’expression écrite et l’expression orale. Regardez bien l’image mentale que vous avez produite des personnes auxquelles vous vous adressez et… utilisez votre voix pour leur parler, par écrit!
Cet article est entièrement écrit avec l’orthographe rectifiée et respecte les principes de la rédaction épicène.
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